Fondation Bordeaux Université
    Publié
    26 mars 2018
    Localisation
    Bordeaux, France
    Secteur
    Divers  
    Type de contrat
    CDD  

    Présentation du poste à pourvoir

    L'entreprise

    La Fondation Bordeaux Université est l'opérateur unique du mécénat pour le site hospitalo-universitaire bordelais. La fondation Bordeaux Université développe les relations entre l'univers entrepreneurial et ses établissements fondateurs, sur notre territoire.

    Elle met en place différentes actions d'intérêt général visant à attirer, former et insérer les meilleurs talents au sein des entreprises implantées sur ce territoire. Elle participe ainsi à la croissance de notre territoire. Pour cela, elle a besoin de la mobilisation, du soutien et de l'engagement de tous : étudiants, universitaires, professionnels et citoyens.

    La fondation a deux activités principales :

    • concevoir, animer et gérer des projets financés par le mécénat (partenariats ponctuels ou pluriannuels co-construits et co-pilotés par les donateurs, universitaires, partenaires, etc.)
    • collecter des dons non fléchés pour accompagner le développement de ses missions générales.

    La fondation est organisée (à ce jour) par pôles avec une activité Développement (sollicitations des donateurs et organisation de la politique de reconnaissance et de fidélisation, communication, diffusion des messages généraux de la fondation, etc.) ; une activité Opérations (mise en oeuvre, suivi et valorisation des opérations de la fondation : recherche, formation, diffusion du savoir... en partenariat avec les mécènes) ; et une activité transversale administrative et financière.

    Dans le cadre de la réorganisation et structuration de l’activité par branches (secteurs d’activités), la fondation va devoir faire face à un accroissement temporaire du volume d’activité nécessitant le recrutement d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) notamment dans le cadre des projets mais aussi des missions générales.

    Mission principale

    Sous le management direct de la direction générale, le responsable administratif et financier est le garant du respect des normes comptables et financières et assure la mise en conformité de l’activité de la Fondation avec l’ensemble des normes applicables.

    • Il poursuit la mise en place d’une organisation efficiente et des outils nécessaires au suivi de l’activité (analyse et optimisation des résultats).
    • Il assure le suivi administratif et la gestion des ressources humaines.
    • Il coordonne et supervise les travaux comptables et financiers de la fondation abritée.

    Mission 1 : Finances, comptabilité et contrôle de gestion

    Fournir à la direction générale les analyses et données nécessaires à la prise de décisions, et assurer la mise en conformité et le développement de la fonction financière afin de donner à la structure les outils nécessaires à son développement :

    • Suivi des tableaux de bord et suivi de l’activité,
    • Suivi du budget annuel,
    • Analyse de l'évolution des résultats financiers de la Fondation et suivi du plan de financement
    • Supervision de l’activité comptable,
    • Mise à jour des procédures internes afin d’améliorer et de fluidifier le fonctionnement interne dans le respect des normes juridiques, comptables et financières,
    • Suivi de la mise en place du CRM et logiciel comptable afin que ces derniers incorporent les procédures en place (conforme aux normes des entités faisant appel à la générosité du public, mise en oeuvre des outils de contrôle de gestion),
    • Contrôle et validation des achats,
    • Réalisation de rendez-vous avec les partenaires de la Fondation (mécènes, donateurs, enseignants, chercheurs, médecins, etc.) dans le cadre de montage du projet : élaboration du plan d’actions, du budget


    Mission 2 : Juridique et administration

    • Revue des conventions de mécénat et création de modèle type.
    • Validation des conventions de mécénat et de reversement avant signature
    • Supervision de l’administration courante de la fondation
    • Assurer l’ensemble des démarches administratives de mise en conformité de l’activité
    • Assurer le suivi administratif et financier des contrats (validation et suivi des commandes par projets, respect du budget, etc.)
    • Fondations abritées : assurer la mise en conformité de l’activité des fondations abritées à l’ensemble des règles internes et normes applicables

     

    Mission 3 : Ressources humaines

    • Suivi et supervision des informations complétées dans les tableaux de bord de suivi RH (rapprochement mensuel livre de paie / comptabilité) 3/4
    • Suivi de la paie (préparation des éléments nécessaires à l’émission des bulletins de paie et supervision et validation),
    • Supervision de la gestion des congés et absences de l’ensemble de l’équipe (congés payés, aménagement de la réduction du temps de travail, congés maternité/paternité, arrêt maladie, accident de trajet, etc.)
    • Rédaction des contrats de travail des membres de l’équipe et intervenants sur les projets

     

    Champ relationnel du poste :

    • Interne : Collaboration étroite avec la chargée de gestion administrative et comptable ainsi que l’ensemble de l’équipe de la Fondation ; En lien avec les membres de la gouvernance, les mécènes et l’écosystème hospitalo-universitaire (enseignants, chercheurs, étudiants, personnels des différents établissements du site bordelais)
    • Externe : Donateurs et prospects : entreprises, institutions, particuliers Partenaires des projets Publics lors des évènements Prestataires, fournisseurs, banques, experts-comptables, commissaires aux comptes.

    Compétences

    Savoirs :

    • Solides connaissances comptables et financières (réglementation des fondations et des établissements faisant appel à la générosité du public)
    • Connaissances en droit privé (droit des obligations, sociétés, droit social et fiscal) mais aussi en droit public,
    • Connaissance du site hospitalo-universitaire bordelais, de ses acteurs et de son environnement et plus globalement de l’enseignement supérieur et de la recherche
    • Connaissance du monde de l’entreprise

    Savoir-faire :

    • Recherche d’efficacité opérationnelle,
    • Grandes qualités d’expression écrite,
    • Capacité à analyser et synthétiser,
    • Maitrise des outils informatiques (Excel et Word, logiciels comptables),
    • Recherche d’informations juridiques.
    • Savoir gérer les priorités, prendre des initiatives, s’adapter à différents acteurs

    Savoir-être :

    • Rigueur et méthode
    • Autonomie
    • Discrétion,
    • Esprit d’équipe,
    • Leadership,
    • Réactivité,
    • Proactivité (esprit d’initiative),
    • Capacité d’adaptation et polyvalence,
    • Empathie et qualités d’écoute
    • Sens du service
    • Capacités à communiquer avec tout type de public
    • Capacité d’analyse, de compréhension et d’adaptation à l’environnement de travail

     

    Type de contrat : CDD  4 mois (pour remplacement d'un collaborateur) Temps partiel

    Début : Urgent, dès que possible

    Lieu : Bordeaux

    Niveau de qualification : Bac +5 avec au moins 5 années d’expérience
    Rémunération : selon profil, 1 530 euros brut mensuel pour 21 heures

    Avantages sociaux : prévoyance, mutuelle, nombre de jours de congés payés, etc.

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